Bạn đang có dự tính kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hay mở rộng quy mô kinh doanh? Bạn đang học hỏi về phần mềm quản lý khách sạn và hiệu quả quản lý của nó đối với hoạt động kinh doanh khách sạn. Bài viết sau đây Ezibee sẽ chỉ ra nhiều ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời mọi người cùng tham khảo. Để có lựa chọn đúng đắn nhất cho hoạt động kinh doanh của bạn.
Điểm đặc biệt của ứng dụng excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ
Phần mềm excel là một phần mềm bảng tính của Microsoft hỗ trợ việc tính toán trở nên nhanh gọn. Phần mềm này đã sớm được sử dụng rộng rãi trong những công việc kinh doanh từ lâu. Hiện tại, thường có khá nhiều khách sạn vừa và nhỏ dùng phần mềm này trong công việc quản lý. Tuy nhiên, với sự phát triển nổi bậc của công nghệ, quá trình quản lý phòng khách sạn thông qua phần mềm excel bộc lộ ra nhiều điểm bất cập, ngoài những ưu điểm hiện có của phần mềm.
Phần mềm excel trợ giúp quản lý:
- Check in, check out khách ra vào hàng ngày
- Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, quan sát tình trạng phòng không quá khó (thông tin khách, thông tin phòng)
- In hóa đơn riêng cho mỗi dịch vụ, có thể in ngay cho khách
Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel
Ưu điểm
- Miễn phí, không quá khó sử dụng:
Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ bạn làm nhiều công việc tính toán thông dụng một giải pháp dễ dàng. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho những dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn tổng chia thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu các chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết mỗi mục trong mỗi loại dịch vụ, nhóm chi phí) tùy theo yêu cầu của khách hàng.
- Lưu trữ, tra cứu và tính toán
Với một số kỹ năng dễ dàng, ứng dụng từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu thường xuyên, giải một số bài toán, thuận lợi cho việc lập báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với một số bảng biểu bằng các con số chi tiết (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ được cập nhật khi thay đổi những tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng).
- Tiết kiệm chi phí, tối ưu doanh thu
Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được dùng đúng đắn nhất cho một số loại hình khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm chưa nhiều.
Nhược điểm
- Độ bảo mật dữ liệu thấp
Khi dùng phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể không quá phức tạp bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Bởi tính phân quyền không được tích hợp. Và đảm bảo rằng những chủ kinh doanh đều ý thức được hậu quả của việc này.
- Dễ xảy ra sai sót
Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ đúng đắn cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn đến sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian.
- Khó kết hợp với nhiều báo cáo
Excel không thể tự động thống kê, tạo ra một số báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Bởi thế, bạn sẽ cần mất thời gian, công sức, nhân sự cho hoạt động làm báo cáo.
- Không thích hợp với khách sạn quy mô lớn
Đối với những khách sạn có mô hình từ 3 sao trở lên, tích hợp nhiều loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không có thể phục vụ việc quản lý nữa.
Từ các ưu nhược điểm miêu tả trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là giải pháp ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư.
Tuy nhiên, để tối ưu hoá hoạt động kinh doanh, đem lại nguồn lợi nhuận về lâu dài hoặc trong trường hợp khách sạn muốn đẩy mạnh số lượng phòng và phát triển thêm những loại hình dịch vụ thì hãy nghĩ đến vấn đề dùng phần mềm quản lý tối tân hơn.
Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa?
Có thể mọi người đang tìm: phần mềm quản lý massage