Một ứng dụng quản lý khách sạn, hay còn gọi là PMS (Property Management System), là một phần mềm đang trở nên hữu ích trong những khách sạn sang trọng, hỗ trợ chủ khách sạn và nhân viên thực hiện những nhiệm vụ khác nhau. Thế nhưng, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một hệ thống PMS phù hợp, các bạn nên hiểu rõ phần mềm quản lý khách sạn trên có thể thực hiện được những gì.
1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì?
PMS một hình thức cho phần mềm khách sạn, giúp đỡ mọi khách sạn, khu nghỉ dưỡng và những tài sản tương tự thực hiện nhiều nhiệm vụ và hoạt động thường ngày. Ứng Dụng thường bao gồm nhiều công việc quản lý và quản trị, với một số ví dụ bao gồm đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho.
2. Tại sao mỗi khách sạn cần một hệ thống PMS?
Một cách thức phần mềm quản lý khách sạn đang trở thành quan trọng vì ngành khách sạn hiện đại được đẩy mạnh bởi công nghệ. Với các nguồn đặt phòng có khả năng đến từ các kênh, giá cần được điều chỉnh thông minh cho việc quản lý doanh số. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho đến lúc thanh toán, trả phòng phải được thực hiện đồng bộ, linh động và chuyên nghiệp. Điều này vừa hỗ trợ khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể hỗ trợ ứng phó với một số thử thách này.
Một hệ thống quản lý khác sạn tốt sẽ cho phép nhân viên loại bỏ những thủ tục giấy tờ không nên thiết và thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo.
3. Nhiều tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì?
Mặc dù có rất những đơn vị cung cấp ứng dụng PMS trên ngành, điều đáng nói nhất là nên xác định một hệ thống có nhiều tính năng hoàn hảo cho khách sạn của bạn. Sau đây là những tính năng quan trọng nhất của một ứng dụng quản lý khách sạn.
a. Đặt phòng
Chức năng trước hết và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn phải có là khả năng xử lý nhiều yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống phù hợp sẽ cho phép nhân viên dễ dàng thực hiện một số nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,…
b. Dữ liệu khách hàng
lĩnh vực công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều nên thiết là hệ thống quản lý khách phải bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như những thói quen của họ như: khác hàng đã đến khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng một số dịch vụ nào,…
Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu một số khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho nhiều chiến dịch quảng bá dịch vụ, nhiều chương trình khuyến mãi đến những khách hàng của mình.
c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn
Kế tiếp, điều quan trọng là một hệ thống quản lý tài sản cần cung cấp một loạt các tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này phải bao gồm những tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho một số đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng nên cho phép những email xác nhận được gửi nhanh chóng.
Hơn nữa, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất phải có khả năng xuất hóa đơn cũng như biên lai cho khách hàng, để có thể đơn giản phát hành chúng khi thanh toán hoặc sau khi dùng bất kể dịch vụ khách sạn trả phí nào.
d. Báo cáo
Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn nên bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh nhiều báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và một số báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc một số quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn.
Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất phải thiết trong ngành khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm thích hợp với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết cần triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là phương pháp mà các bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay.
4. Nhiều tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee
một số tính năng chính của Ezibee:
- Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn,
- Quản lý những bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng,
- Quản lý khách hàng và nhiều công nợ,
- Quản lý kho hàng,
- Thống kê, báo cáo chính xác.
Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách những phòng trống, vị trí và giá những phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý một số giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách.
Ezibee giúp người lễ tân có thể thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý những khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể khắc phục các vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng.
Hệ thống quản lý tình trạng một số buồng, phòng để cập nhật trạng thái lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách đến và đi, quản lý một số tài sản cố định trong phòng chi tiết.
Chức năng quản lý kho chuyên nghiệp trợ giúp xử lý kiểm kê hàng hóa trong kho bằng nhiều thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có tính năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và cảnh báo cho bộ phận quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được sử dụng nhiều để có phương hướng kinh doanh thích hợp hơn.
Hệ thống quản lý khách sạn Ezibee quản lý dữ liệu của khách hàng rõ ràng như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý một số công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời điểm phải thu các công nợ.
Có thể mọi người đang tìm: phần mềm quản lý bida
Tính năng xuất dữ liệu rõ ràng của Ezibee trợ giúp khách sạn thống kê vấn đề kinh doanh tỉ mỹ cho chủ khách sạn. Báo cáo có thể lựa chọn các số như ca làm việc, những dịch vụ đi kèm, báo cáo về lượt khách nghỉ trong ngày, tình trạng nhiều phòng và còn những vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.